1. Inleiding

ZenTrack (hierna "wij") respecteert de privacy van onze gebruikers (huisartsen en praktijkmanagers). Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Belangrijk: niet voor patiëntgegevens

ZenTrack is een systeem voor voorraadbeheer en is niet bedoeldvoor medische dossiers of patiëntgegevens. Wij verwerken ze niet doelbewust. Mocht u per abuis een document met patiëntinformatie uploaden, dan is onze tekstherkenning geïnstrueerd die gegevens niet over te nemen, en een document waarop alleen patiëntgegevens staan verwerken wij niet. De geüploade afbeelding zelf bewaren we wel. Vraagt u ons zo'n document te verwijderen, dan doen we dat.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Contactgegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer van de praktijkhouder/manager.
Bedrijfsgegevens: Praktijknaam, adres, KvK-nummer.
Voorraaddata: Facturen, pakbonnen, foto's van medische verbruiksartikelen.
Gebruiksdata: Logfiles van systeemgebruik, voor beveiliging en om storingen op te sporen.

3. Waarom wij ze verwerken

Uitvoering van de overeenkomst: om de dienst te leveren waarvoor u zich heeft aangemeld.
Wettelijke verplichting: onze eigen facturatie en de fiscale bewaarplicht.
Gerechtvaardigd belang: beveiliging, misbruikpreventie en het verbeteren van de dienst.
Toestemming: alleen waar dat van toepassing is, bijvoorbeeld voor een nieuwsbrief. Toestemming kunt u altijd intrekken.

4. Locatie van gegevens

Uw praktijkgegevens, facturen en foto's worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte, in een datacenter in Frankfurt (Duitsland).

5. Wie wij inschakelen

Om de dienst te leveren schakelen wij andere partijen in. Met elk van hen hebben wij afspraken over de verwerking van uw gegevens. Het gaat om deze categorieën:

Opslag, database en applicatie-hosting: binnen de EER (Frankfurt).
Tekstherkenning van facturen en foto's: binnen de EER.
Verzending en ontvangst van WhatsApp-berichten en e-mail: binnen de EER.
De assistent in het dashboard en in WhatsApp maakt gebruik van een taalmodel. Daarbij worden gegevens buiten de EER (Verenigde Staten) verwerkt. Wij vragen u daar geen patiëntgegevensin te voeren; het systeem is er niet voor bedoeld. Doorgifte naar de Verenigde Staten vindt plaats onder de waarborgen van het EU-US Data Privacy Framework en aanvullende modelcontractbepalingen (SCC's).

Een lijst met de namen van deze partijen is opgenomen als bijlage bij onze verwerkersovereenkomst. Die kunt u opvragen via info@zentrack.nl, met "privacy" als onderwerp.

6. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Zolang uw abonnement loopt bewaren wij uw facturen, voorraadgegevens en berichten, zodat uw historie en uw inkoopbeeld compleet blijven.

Zegt u op, dan verwijderen wij uw gegevens binnen 30 dagen. Wilt u ze eerder weg, of juist langer bewaren, dan regelen we dat op uw verzoek.

Een volledige export van uw eigen gegevens kunt u op elk moment opvragen, ook zonder op te zeggen.

Wat wij wél moeten bewaren zijn onze eigen facturen aan u: zeven jaar, omdat de belastingwet dat voorschrijft. Dat gaat om uw bedrijfsgegevens, niet om uw inkoopadministratie.

7. Verwerkersovereenkomst

Voor huisartsenpraktijken zijn wij 'verwerker' in de zin van de AVG. U kunt onze verwerkersovereenkomst opvragen via info@zentrack.nl, met "privacy" als onderwerp; wij sluiten hem bij aanvang van het abonnement met u af. Daarin leggen wij vast welke technische en organisatorische maatregelen wij nemen, en welke partijen wij inschakelen.

8. Contact

Voor vragen over privacy of het uitoefenen van uw rechten (inzage, correctie, verwijdering) kunt u contact met ons opnemen:

KlantFans (KvK 87779498), handelend onder de naam ZenTrack
T.a.v. privacy
Kruisweg 9L
3513 CS Utrecht
info@zentrack.nl, met "privacy" als onderwerp

Privacyverklaring