Wat ZenTrack je uit handen neemt
Rond inkoop en voorraad doet een praktijk elke maand hetzelfde werk met de hand: de kast langs, lijstjes bijwerken, de doos naast de pakbon. Hieronder staat per handeling wat ervan overblijft. Ook wat mensenwerk blijft, want dat hoort erbij.
Zo gaat het rond
Een factuur komt binnen en vult de kast. Je team telt met een foto via WhatsApp. Zakt iets onder de grens die jij bepaalt, dan krijg je een seintje en ligt het bestelvoorstel er zodra je erom vraagt; jij zegt JA en bestelt waar je nu bestelt. Bij de levering een foto van de pakbon, en klopt er iets niet, dan staat de mail klaar.
In het midden staat Emma. Zij onthoudt elke stap, en wat collega's haar vertellen. Wie er ook afwezig is: je vraagt het haar, via WhatsApp of in je dashboard.
Van de dertien handelingen rond inkoop en voorraad die een praktijk nu met de hand doet, neemt ZenTrack er zeven over, worden er vijf korter of makkelijker en blijft er één mensenwerk.
Neemt ZenTrack over· 7
Een Excel- of papieren lijst bijhouden en na elke levering de vervaldatums overschrijven
De kast komt uit de facturen, de vervaldatum uit de foto
Bepalen wat er besteld moet worden: de lijst langs, en kijken wat er hoort te liggen
Een bestelvoorstel uit het eigen inkoopritme; goedkeuren is één JA
Een kopie van de bestelling bewaren
Staat in ZenTrack, terug te vinden per artikel
De pakbon aftekenen en opbergen in een map
De foto is het archief
Onthouden wat er nog nageleverd moet worden
ZenTrack legt vast wat volgens de factuur nog nageleverd wordt
De factuur naast pakbon en bestelling leggen
Per artikel: besteld, geleverd, gefactureerd
Een nieuwe collega uitleggen hoe het hier gaat
Emma weet het: de afspraken staan erin, ook als iemand vertrekt
Korter of makkelijker· 5
Elke maand een ronde langs alle kasten, met een lijst: wat ligt er, wat verloopt
Een foto van etiket of verpakking wanneer het uitkomt; ZenTrack waarschuwt vooraf
De bestelling plaatsen bij de leverancier
Blijft bij de praktijk; de lijst of mail staat klaar
Bij een levering de doos naast de pakbon leggen
De doos nakijken blijft. Daarna één foto van de pakbon; ZenTrack doet de rest
Een mail aan de leverancier schrijven als er iets niet klopt
De mail staat klaar; versturen doet de praktijk
Bewijs verzamelen in de week voor de visitatie
Onderweg vastgelegd; een bewijsrapport voor de visitatie-map (bèta)
Blijft mensenwerk· 1
Nieuwe producten kiezen en offertes naast elkaar leggen
Blijft mensenwerk, met de eigen cijfers erbij
Begin met je facturen. Je ziet meteen wat er in je kast zou staan.