Emma
Online
Zijn we klaar voor de visitatie?
Stand van je dossier
Voorraadregistratie compleet
Vervaldatums bijgehouden
Leveringscontrole bijgewerkt
Logboek beschikbaar
Bouw tijdens het dagelijkse werk
aan je kwaliteitsdossier.
ZenTrack legt voorraadcontroles, houdbaarheidsdatums en leveringen vast, met datum en tijdstip. Zo heb je minder voorbereiding als de NPA-audit eraan komt.ZenTrack verzamelt de registraties; jouw praktijk houdt de inhoudelijke controle.
ZenTrack ondersteunt de voorbereiding en dossiervorming, maar vervangt geen formele kwaliteitscontrole en garandeert geen accreditatie.
Herkenbaar? Zo gaat het nu.
Bewijs voor de visitatie zit verspreid over mappen, mail en het magazijn.
Weken voorbereiden op visitatie
De visitatie komt eraan en het hele team is er weken mee bezig: mappen aanleggen, lijsten uitprinten, documenten zoeken.
Bewijs zit verspreid
Wanneer is de AED voor het laatst gekeurd, en waar ligt het bewijs? Meestal in een map, een mail of in het hoofd van één collega.
Dubbel werk voor kwaliteit
Eerst het werk doen, dan apart de documentatie invullen. Twee keer werk, en het wordt vergeten.
Zo werkt het kwaliteitsdossier
Werk zoals je altijd werkt
Scan facturen, check pakbonnen, tel je voorraad. Elke handeling krijgt een datum en een tijdstempel.
Je logboek groeit mee
Elke registratie krijgt een datum en een tijdstip. Terug te vinden zonder extra werk.
Bewijs ligt klaar
Elke factuur en vervaldatumcontrole levert een bewijsstuk. ZenTrack legt ze vast; jij bepaalt wat er in je dossier gaat.
Wat ZenTrack voor je vastlegt
Bewijsstukken voor principe 13 van de NPA-norm, vastgelegd terwijl je werkt.
- Voorraadregistratie
- Logboek per product
- Vervaldatumcontrole
- Alle checks vastgelegd
- Leveranciersbeheer
- Inkoop-logboek
- Keuringen & certificaten
- Zelf toevoegen, met datum
Wat de norm letterlijk vraagt
“Middelen zijn instrumenten, apparaten, materialen, geneesmiddelen alsmede de infrastructuur; alle middelen zijn in voldoende mate en geschikt voor gebruik (waar van toepassing onderhouden, geijkt, gekalibreerd en niet verlopen) beschikbaar.”
NPA, Kwaliteitsnormen voor de huisartsenpraktijk, principe 13, auditpunt.
Wat ZenTrack daarvan vastlegt
In voldoende mate.
Uit je facturen: wat er is gekocht, wanneer, en een minimum per product. Vastgelegd in je voorraadadministratie.
Niet verlopen.
Van elk product met een houdbaarheidsdatum: naam, batch en datum, vastgelegd in je dossier, met de foto van de verpakking als bewijs. Je krijgt een bericht dertig, veertien en zeven dagen vooraf.
Onderhouden, geijkt, gekalibreerd.
Van elke keuring, certificaat of verklaring: het document zelf, bewaard op een Europese server, en de datum van de volgende keuring, vastgelegd in de juiste la van je dossier. Zelfde bericht vooraf.
Wat ZenTrack niet doet
Of een keuring aan een norm voldoet, beoordelen wij niet. De datum uit een keuringsrapport lezen we nog niet; die vul je zelf in. ZenTrack vervangt geen kwaliteitssysteem en garandeert geen accreditatie.
Welke keuringen en certificaten je erin zet
Alles met een datum. Het document mag erbij, de datum tot wanneer het geldig is vul je zelf in, en je krijgt vooraf een appje.
Apparatuur en onderhoud
- AED: jaarlijkse controle, batterij en elektroden
- Autoclaaf: validatie of onderhoudsbeurt
- Spirometer: kalibratie
- Bloeddrukmeters: ijking
- ECG-apparaat: onderhoud
- Koelkastthermometer: kalibratie
- Brandblussers en noodverlichting
- Elektrische apparatuur
Personeel en bevoegdheden
- BHV-certificaat
- Reanimatietraining
- BIG-registratie
- Bekwaamheidsverklaring voorbehouden handelingen
Veiligheid en hygiëne
- RI&E, met de datum waarop je hem wilt herzien
- Calamiteitenplan
- Protocollen infectiepreventie en sterilisatie
- Ophaalbon naaldcontainers en medisch afval
Een datum uit een keuringsrapport lezen we nog niet; die vul je zelf in.
Zonder en met het kwaliteitsdossier
Nu, met de hand
- Vlak voor de visitatie alles bij elkaar zoeken
- Handmatig mappen aanleggen en bijhouden
- Onvolledig dossier bij de visitatie
- Geen bewijs van controles en acties
- Dubbel werk: eerst doen, dan documenteren
Met ZenTrack
- Bewijsstukken verzameld terwijl je werkt
- Vastgelegd met datum, aantal en tijdstempel
- Rapport uitdraaien wanneer je het nodig hebt (bèta)
- Appje vóór een vervaldatum verstrijkt
NPA-audit op komst? Bouw het dossier tijdens je werk.
Gebruik ZenTrack voor je dagelijkse voorraadbeheer. Wat je daarbij vastlegt, ligt klaar voor je kwaliteitsdossier.
Het kwaliteitsdossier zit in ZenTrack Compleet. Je facturen uploaden en de inkoop-check zijn gratis; de voorraad, WhatsApp, bestelvoorstellen, vervaldatums, pakbonnen en je kwaliteitsdossier zitten in het abonnement.