ZenTrack voor zorggroepen
U weet wat uw locaties samen uitgeven. Wat u niet ziet is wát ze kopen: welk artikel, bij wie, en dat de ene locatie er meer voor betaalt dan de andere. Het staat allemaal in de facturen, alleen niet bij elkaar.
ZenTrack leest die facturen uit en legt ze naast elkaar, per locatie en per artikel, over al uw leveranciers heen. Uw medewerkers hoeven er niets nieuws voor te leren: wat nu op papieren lijstjes staat, gaat met een foto via WhatsApp.
Het gaat om medische verbruiksartikelen en kantoorartikelen. Medicijnen vallen erbuiten: die lopen via uw apotheek en vergelijken we niet op prijs. Vervaldatums bewaken we wel, ook van uw eigen medicatievoorraad. Eén locatie (bezoekadres) telt als één ZenTrack. Vanaf vijf locaties is er een staffelkorting; vraag ernaar. Voor grotere zorggroepen maken we een aparte afspraak.
Regio Midden-Noord
Uitgaven per locatie, deze maand
Wat u krijgt, in deze volgorde
Eerst rust op de vloer, daarna het inzicht waarmee u zelf onderhandelt.
Rust op de locatie
De zorgmedewerker fotografeert een pakbon in plaats van een lijstje af te vinken. Vervaldatums worden bewaakt. Een bestelvoorstel goedkeuren is één JA in WhatsApp. Hier verdient het abonnement zich terug: minder tijd kwijt op de vloer, en minder misgrijpen op het moment dat u iets nodig hebt.
Het inkoopbeeld van de groep
Na een paar maanden hebben wij op productniveau in beeld wat uw locaties samen verbruiken, over alle leveranciers heen. Dat beeld krijgt u van ons als rapportage. Uw financiële software laat zien wat een locatie heeft uitgegeven; deze rapportage laat zien waaraan: welke producten, in welke aantallen en tegen welke prijs. En daarmee beantwoordt hij twee vragen die u nu alleen kunt raden: betalen al uw locaties dezelfde prijs voor hetzelfde artikel, en bestelt elke locatie het artikel dat u met elkaar heeft afgesproken, of toch een ander merk?
Een betere positie in uw gesprekken
Met dat beeld gaat u zelf met uw leveranciers in gesprek: deze dertig artikelen kopen wij samen zoveel keer per jaar. Dat werkt door op alle locaties tegelijk. De prijsverschillen die wij aanwijzen, neemt u mee als onderbouwing.
Uit twee jaar facturen: wanneer, hoeveel, per locatie
Stuur de facturen van de afgelopen twaalf tot vierentwintig maanden mee, per locatie gebundeld. Daaruit rekent ZenTrack per artikel uit hoeveel elke locatie er per maand inkoopt, en hoe vaak. Op basis daarvan doet ZenTrack per locatie een voorstel: bij welk aantal wilt u gewaarschuwd worden. De locatie zegt ja of past het aan, en kan dat later altijd weer aanpassen; wij vinden niets van uw minimum, dat is uw beslissing. Vanaf dat moment krijgt de locatie een bestelvoorstel vóórdat iets op is, in een hoeveelheid die past bij wat zij per maand inkoopt. Op tijd in plaats van met spoed. Te weinig historie voor een artikel? Dan doen we geen voorstel, in plaats van een getal te verzinnen.
Loopt een locatie uit de pas, dan ziet u dat in die rapportage. Betaalt de één meer voor precies hetzelfde product omdat er nog een oude afspraak ligt, dan is dat met één telefoontje geregeld.
Wij sluiten aan bij hoe elke locatie nu werkt
Niet elke locatie werkt op dezelfde manier. De één houdt het bij op papier, de ander heeft kaartjes of stickers van een leverancier. Wij sluiten aan bij wat er ligt, en is er nog geen vaste werkwijze, dan brengen we er een mee die op de vloer werkt.
Nog geen vaste werkwijze
Dan begint u met foto's: een pakbon, een doosje met een vervaldatum, een kastplek met een aantal erbij. Er is niets te installeren en niets in te richten.
Werkt een locatie al met codes op de plank
Dan verandert er niets aan die kast: niets weg, niets erbij. Elke locatie begint met wat er hangt.
Wilt u het netjes inrichten
Dan levert ZenTrack etiketten voor uw kastplekken als PDF, die u zelf print. Een lege bak betekent: scannen, en het staat op de lijst. Het kanban-principe zonder kaartenbak.
De afspraken van een locatie blijven bij die locatie
Iemand vertelt het één keer in de chat: wij bestellen handschoenen altijd per tien dozen, een klacht bij deze leverancier melden we binnen veertien dagen, de kast wordt op vrijdag geteld. ZenTrack onthoudt dat voor die locatie.
Daarna vraagt iedereen het gewoon. Een waarnemer die niet weet wie er bestelt, een nieuwe assistente die vraagt hoe de vervaldatumcontrole gaat: zij krijgen het antwoord dat de praktijk zelf heeft opgeschreven. Niet rondbellen, en niet iedere keer dezelfde vraag bij de praktijkmanager.
Wat over leveranciers bekend is, levertijden en hoe een klacht wordt ingediend, vult ZenTrack zelf aan. Patiëntgegevens gaan er niet in: namen, geboortedata en diagnoses worden geweigerd.
Elke locatie houdt haar eigen kastindeling, haar eigen minimale aantallen en haar eigen leveranciers. ZenTrack past zich daarop aan, niet omgekeerd.
Regio Midden-Noord
Uitgaven per locatie
Prijsverschil
Handschoenen M: locatie A betaalt €12,50, locatie B €15,00.
Zelfde product, andere prijs: dat wordt zichtbaar zodra meerdere locaties hun facturen uploaden.
Facturen deze maand
Alle facturen ingelezen, per locatie te verantwoorden; het groepsoverzicht maken wij als rapportage.
Voorbeeld van de rapportage die u van ons krijgt; elke locatie ziet in ZenTrack alleen haar eigen cijfers. Fictieve locaties en bedragen.
De ontbrekende schakel
Uw financiële software kijkt terug en telt euro's. ZenTrack kijkt vooruit en houdt bij wat er in de kast ligt. Samen vormen ze een compleet beeld.
Uw financiële software
Grootboek 4000
Medische kosten
Q4 totaal
€ 456.234,00
"Maar aan welke producten, en tegen welke prijs?" "Ligt dit nog in de kast of is het verbruikt?"
ZenTrack
Voorraad
Actueel per locatie
Uitgaven
Per locatie, naast elkaar gelegd
"Elke bestelling goedgekeurd, elke factuur terug te vinden."
Plan een gesprek
Vertel kort over uw organisatie en het aantal locaties. Een van de oprichters neemt contact op om samen door te nemen wat ZenTrack voor uw zorggroep kan betekenen, vrijblijvend en in uw tempo.
Begin klein.
Rol uit als het werkt.
Start met één locatie. Bevalt het, dan schalen we op, locatie voor locatie, in uw tempo.
Stuur de facturen van twee of drie locaties mee, per locatie gebundeld. In het gesprek laten we zien of en welke producten ook bij andere leveranciers verkrijgbaar zijn, tegen welke prijs, en of uw locaties onderling verschillende prijzen betalen. Bestellen blijft bij de locatie zelf: elke praktijk keurt goed en rekent af op haar eigen account bij haar eigen leverancier. ZenTrack is geen partij in de koop.
Liever direct contact? Mail info@zentrack.nl of bel 06-2666-7714.